Job Desk Receiving Clerk

 

Uraian Tugas Receiving Clerk

A.    Tugas Pokok

1. Bertanggung jawab atas pemeriksaan, pencatatan, dan penerimaan barang yang dikirim oleh supplier.
2. Memastikan barang yang diterima sesuai dengan Market List dan Purchase Order (PO), kualitas standar restoran, dan dokumen pendukung lainnya.
3. Menjadi penghubung antara supplier, Purchasing, Store Keeper, dan Cost Control dalam alur pengadaan barang

B.     Ruang Lingkup

1. Penerimaan Barang: memeriksa kuantitas, kualitas, dan kesesuaian barang dengan PO.
2. Dokumentasi: membuat receiving report /Receiving Sheet (laporan penerimaan) sebagai dasar pencatatan.
3. Koordinasi: bekerja sama dengan Purchasing, Store Keeper, dan Cost Controller.
4. Quality Control: memastikan bahan makanan, minuman, dan perlengkapan sesuai standar restoran.
5. Pelaporan: menyerahkan laporan penerimaan barang ( Receiving Sheet) ke Chief Accounting/Cost Control.

 

C.    Uraian Tugas

1. Pemeriksaan Barang Masuk

a.       Menerima barang dari supplier sesuai jadwal pengiriman.

b.      Memeriksa jumlah barang dengan dokumen Market List, PO dan delivery Note Number (faktur).

c.       Mengecek kualitas barang sesuai standar restoran (misalnya kesegaran bahan makanan).

d.      Menolak barang yang rusak, tidak sesuai spesifikasi, atau mendekati masa kadaluarsa.

2. Dokumentasi & Administrasi

a.       Menyusun Receiving Report/Receiving Sheet  (laporan penerimaan) setiap kali ada barang masuk.

b.      Mengarsipkan dokumen terkait (Market List, PO, DO, invoice, receiving note).

c.       Menyerahkan dokumen ke Accounting untuk pencatatan hutang (A/P).

3. Koordinasi dengan Departemen Lain

a.       Bekerja sama dengan Purchasing jika ada barang yang tidak sesuai kontrak atau harga.

b.      Menginformasikan ke Store Keeper untuk proses penyimpanan barang.

c.       Melaporkan perbedaan kuantitas/kualitas barang ke Cost Control.

4. Pengendalian Internal

a.       Memastikan barang tidak langsung masuk gudang tanpa pemeriksaan.

b.      Memisahkan barang yang diterima dengan barang yang ditolak (return to vendor).

c.       Membantu audit internal terkait proses penerimaan barang.

 

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar kontrol akuntansi & penerimaan barang hotel/restoran.
2. Food and Beverage Cost Control – Jack E. Miller.
3. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
4. SOP Receiving Department – praktik standar hotel & restoran bintang lima.
5. Best Practices in Hospitality Inventory & Receiving Management – industri hospitality internasional.