Job Desk Bagian Purchasing

 

Uraian Tugas Purchasing

A.    Tugas Pokok

1. Bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan restoran sesuai kualitas, kuantitas, harga, dan waktu yang ditentukan.
2. Menjaga hubungan dengan supplier untuk memastikan pasokan stabil dan kompetitif.
3. Mendukung sistem cost control dengan memilih vendor terbaik dan melakukan negosiasi harga.

---

B.     Ruang Lingkup

1. Pengadaan Barang & Jasa: bahan makanan, minuman, perlengkapan operasional, hingga layanan pendukung.
2. Supplier Management: mencari, mengevaluasi, dan mengelola hubungan dengan vendor.
3. Negosiasi & Kontrak: menegosiasikan harga, kualitas, dan syarat pembayaran.
4. Dokumentasi: menyiapkan dan mengarsipkan Market List Purchase Order (PO) serta dokumen pendukung.
5. Koordinasi Internal: berhubungan dengan Chef, Store Keeper, Receiving, dan Accounting.

 

C.    Uraian Tugas

1. Perencanaan & Pengadaan

a.       Mengumpulkan daftar kebutuhan dari Kitchen, Bar, dan departemen lain.

b.      Mencari dan memilih vendor dengan kualitas terbaik dan harga kompetitif.

c.       Membuat Purchase Order (PO) berdasarkan requisition yang sah.

2. Negosiasi & Supplier Relation

a.       Melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, dan ketentuan pengiriman.

b.      Menjaga hubungan baik dengan supplier untuk memastikan pasokan stabil.

c.       Mengevaluasi kinerja vendor secara berkala (on-time delivery, kualitas barang, kepatuhan kontrak).

3. Koordinasi dengan Departemen Lain

a.       Berkoordinasi dengan Receiving Clerk terkait jadwal & kualitas pengiriman.

b.      Memberikan informasi harga terbaru ke Cost Controller.

c.       Menginformasikan ke Accounting (A/P) mengenai invoice dan PO terkait pembayaran.

4. Dokumentasi & Pelaporan

a.       Mengarsipkan semua PO, kontrak, dan dokumen pembelian.

b.      Menyusun laporan pengadaan mingguan/bulanan untuk Chief Accounting & GM.

c.       Membantu audit internal terkait proses pengadaan barang.

 

4. Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar akuntansi & kontrol pembelian hotel/restoran.
2. Purchasing for Hospitality Operations – William Stevenson.
3. Food and Beverage Cost Control – Jack E. Miller.
4. SOP Purchasing Department – Hotel & Fine Dining Restaurant Practices.

Hospitality Supply Chain Management – industri hospitality internasional