Job Desk Store Keeper

 

Store Keeper

A.    Tugas Pokok

1. Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pencatatan persediaan bahan makanan, minuman, serta perlengkapan operasional restoran.
2. Menjaga ketersediaan stok sesuai kebutuhan operasional dengan prinsip FIFO/FEFO.
3. Menyusun laporan persediaan dan mendukung sistem pengendalian biaya restoran.

---

B.     Ruang Lingkup

1. Penerimaan Barang: menerima barang dari supplier (bersama Receiving Clerk) dan memastikan kualitas sesuai standar.
2. Penyimpanan: menyimpan bahan baku dan barang operasional dengan aman sesuai kategori (chiller, freezer, dry store).
3. Pengeluaran Barang: melayani permintaan barang dari kitchen/bar berdasarkan requisition form.
4. Stok & Inventaris: melakukan pencatatan, stock opname, dan rekonsiliasi dengan laporan Cost Control.
5. Pelaporan: menyiapkan laporan persediaan harian, mingguan, dan bulanan.

---

C.     Uraian Tugas

1. Penerimaan & Penyimpanan
1. Menerima barang dari Receiving Clerk dan memeriksa kualitas/kuantitas.
2. Menyimpan bahan sesuai jenisnya (frozen, chilled, dry, chemical).
3. Menjaga standar kebersihan, keamanan, dan suhu penyimpanan.
2. Pengeluaran Barang
1. Mengeluarkan barang hanya berdasarkan Store Requisition Form yang sah.
2. Mencatat pengeluaran bahan ke sistem/inventory card.
3. Memastikan prinsip FIFO (First In, First Out) atau FEFO (First Expired, First Out) diterapkan.
3. Pengendalian Stok
1. Melakukan stock opname harian untuk item tertentu (high value item).
2. Melakukan stock opname bulanan bersama Cost Control dan Accounting.
3. Melaporkan selisih stok (variance) untuk dianalisis Cost Controller.
4. Administrasi & Pelaporan
1. Menyusun laporan persediaan harian/mingguan/bulanan.
2. Mengarsipkan receiving report, requisition form, dan stock card.
3. Memberikan data persediaan ke Cost Control & Chief Accounting.

---

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar akuntansi & kontrol persediaan hotel/restoran.
2. Food and Beverage Cost Control – Jack E. Miller.
3. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
4. Praktik Inventory Management di hotel & restoran bintang lima.
5. SOP Food & Beverage Store Management – industri hospitality.

Job Description Accounts Receivable (A/R Clerk

 

Accounts Receivable (A/R Clerk)

A.    Tugas Pokok

1. Mengelola dan mencatat seluruh transaksi piutang restoran dari pelanggan corporate, event, maupun partner delivery.
2. Menyusun invoice penagihan, melakukan follow-up pembayaran, dan memastikan piutang tertagih tepat waktu.
3. Menyediakan laporan piutang usaha untuk Chief Accounting dan manajemen.

 

B.     Ruang Lingkup

1. Invoice Management: membuat, mengirim, dan mencatat invoice penagihan.
2. Collection & Follow-up: menghubungi klien/corporate account terkait jatuh tempo pembayaran.
3. Rekonsiliasi Piutang: mencocokkan pembayaran yang diterima dengan invoice yang sudah dikeluarkan.
4. Reporting: menyusun laporan aging piutang (aging schedule).
5. Customer Relation: menjaga komunikasi baik dengan pelanggan corporate dan partner bisnis.

 

C.    Uraian Tugas

1. Pembuatan & Pengelolaan Invoice
1. Membuat invoice untuk penjualan kredit (event, banquet, corporate account, delivery partner).
2. Memastikan invoice sesuai kontrak, purchase order dari klien, atau agreement.
3. Mengirim invoice ke klien tepat waktu.
2. Pencatatan & Rekonsiliasi
1. Mencatat invoice ke sistem akuntansi.
2. Mencocokkan pembayaran yang masuk dengan invoice terkait.
3. Melaporkan jika ada pembayaran yang tidak sesuai (short payment).
3. Penagihan & Follow-up
1. Melakukan follow-up pembayaran piutang yang jatuh tempo.
2. Menyusun reminder (surat/email/telepon) ke klien terkait status pembayaran.
3. Bekerja sama dengan Chief Accounting jika ada piutang macet (bad debt).
4. Pelaporan
1. Menyusun aging schedule piutang (current, 30 hari, 60 hari, 90+ hari).
2. Melaporkan status piutang ke Chief Accounting & GM.
3. Memberikan masukan untuk pengendalian risiko kredit pelanggan.

---

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar internasional akuntansi perhotelan & restoran.
2. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
3. Praktik Accounts Receivable di Hotel & Restoran Bintang Lima.
4. COSO Internal Control Framework – pengendalian penerimaan piutang & cash flow.

Job Desk Accounts Payable (A/P Clerk)

 

Accounts Payable (A/P Clerk)

A.    Tugas Pokok

1. Mengelola dan mencatat seluruh kewajiban pembayaran restoran kepada supplier/vendor.
2. Memastikan semua invoice sesuai dengan Purchase Order (PO) dan Receiving Report.
3. Menyusun jadwal pembayaran hutang sesuai jatuh tempo.
4. Menjaga dokumentasi transaksi hutang agar rapi dan siap untuk audit.

---

B.     Ruang Lingkup

1. Invoice Management: menerima, memverifikasi, dan mencatat invoice vendor.
2. Dokumentasi: memastikan invoice sesuai PO, Receiving Report, dan approval dari Purchasing/Store.
3. Payment Processing: menyiapkan voucher pembayaran dan cek/transfer.
4. Vendor Relation: berkomunikasi dengan supplier terkait status pembayaran.
5. Reporting: menyusun aging schedule hutang dan melaporkan ke Chief Accounting.

---

C.    Uraian Tugas

1. Penerimaan & Verifikasi Invoice
1. Menerima invoice dari vendor dan memeriksa keabsahannya.
2. Memastikan kecocokan data antara invoice, PO, dan Receiving Report (3-way matching).
3. Melaporkan ketidaksesuaian ke Purchasing/Receiving untuk klarifikasi.
2. Pengolahan & Pencatatan
1. Mencatat semua invoice ke sistem akuntansi.
2. Mengklasifikasikan hutang sesuai kategori (F&B, supplies, utilities, dll.).
3. Menyiapkan voucher pembayaran untuk approval Chief Accounting.
3. Pembayaran Vendor
1. Menyusun jadwal pembayaran sesuai jatuh tempo (due date).
2. Menyiapkan dokumen pembayaran (cek, transfer bank, e-payment).
3. Memastikan semua pembayaran dilakukan tepat waktu agar hubungan baik dengan vendor terjaga.
4. Pelaporan & Dokumentasi
1. Membuat laporan aging hutang (aging schedule).
2. Menyimpan arsip invoice, PO, dan bukti pembayaran secara rapi.
3. Membantu Chief Accounting dalam audit internal/eksternal terkait hutang usaha.

---

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar akuntansi hotel/restoran internasional.
2. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
3. Praktik Akuntansi A/P di Hotel & Restoran Bintang Lima.

COSO Internal Control Framework – pengendalian proses pembayaran.

Job Desk General Cashier

 

General Cashier

A.    Tugas Pokok

1. Mengelola kas utama restoran dan memastikan semua transaksi tunai maupun non-tunai tercatat dengan benar.
2. Mengumpulkan dan memverifikasi setoran harian dari kasir outlet/restoran.
3. Menjaga keamanan uang tunai, brankas, serta melakukan setoran ke bank.
4. Menyusun laporan kas harian dan bulanan untuk Chief Accounting.

 

B.     Ruang Lingkup

1. Pengelolaan Kas: bertanggung jawab atas kas utama restoran.
2. Pengumpulan & Verifikasi: menerima dan mencocokkan setoran dari Restaurant Cashier.
3. Setoran Bank: memastikan seluruh uang tunai disetorkan ke bank tepat waktu.
4. Dokumentasi & Laporan: menyiapkan laporan kas harian/mingguan/bulanan.
5. Internal Control: menjadi bagian dari sistem pengendalian pendapatan bersama Income Auditor dan Chief Accounting.

C.    Uraian Tugas

1. Pengumpulan & Pemeriksaan Kas

1. Mengumpulkan setoran harian dari Restaurant Cashier.
2. Memeriksa jumlah setoran sesuai dengan laporan POS dan slip transaksi.
3. Melaporkan jika ada selisih kepada Chief Accounting & Income Auditor.

2. Pengelolaan & Setoran Bank

1. Menyimpan uang tunai sementara di brankas dengan aman.
2. Melakukan setoran tunai ke bank sesuai jadwal.
3. Menyimpan bukti setoran dan menyerahkan salinannya ke Chief Accounting.

3. Administrasi & Laporan

1. Menyusun laporan kas harian (Cash Report).
2. Membuat rekap mingguan & bulanan untuk diserahkan ke Chief Accounting.
3. Mengarsipkan semua dokumen kas (voucher, slip setoran, laporan kasir).

4. Koordinasi

1. Bekerja sama dengan Income Auditor untuk rekonsiliasi pendapatan.
2. Melaporkan status kas ke Chief Accounting secara rutin.
3. Membantu dalam audit internal/eksternal terkait pengelolaan kas.

 

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar internasional akuntansi hotel/restoran.
2. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
3. Praktik Pengelolaan Cashiering di Hotel & Restoran Bintang Lima.
4. Internal Control Framework – COSO untuk pengendalian keuangan.