Job Desk Accounts Payable (A/P Clerk)

 

Accounts Payable (A/P Clerk)

A.    Tugas Pokok

1. Mengelola dan mencatat seluruh kewajiban pembayaran restoran kepada supplier/vendor.
2. Memastikan semua invoice sesuai dengan Purchase Order (PO) dan Receiving Report.
3. Menyusun jadwal pembayaran hutang sesuai jatuh tempo.
4. Menjaga dokumentasi transaksi hutang agar rapi dan siap untuk audit.

---

B.     Ruang Lingkup

1. Invoice Management: menerima, memverifikasi, dan mencatat invoice vendor.
2. Dokumentasi: memastikan invoice sesuai PO, Receiving Report, dan approval dari Purchasing/Store.
3. Payment Processing: menyiapkan voucher pembayaran dan cek/transfer.
4. Vendor Relation: berkomunikasi dengan supplier terkait status pembayaran.
5. Reporting: menyusun aging schedule hutang dan melaporkan ke Chief Accounting.

---

C.    Uraian Tugas

1. Penerimaan & Verifikasi Invoice
1. Menerima invoice dari vendor dan memeriksa keabsahannya.
2. Memastikan kecocokan data antara invoice, PO, dan Receiving Report (3-way matching).
3. Melaporkan ketidaksesuaian ke Purchasing/Receiving untuk klarifikasi.
2. Pengolahan & Pencatatan
1. Mencatat semua invoice ke sistem akuntansi.
2. Mengklasifikasikan hutang sesuai kategori (F&B, supplies, utilities, dll.).
3. Menyiapkan voucher pembayaran untuk approval Chief Accounting.
3. Pembayaran Vendor
1. Menyusun jadwal pembayaran sesuai jatuh tempo (due date).
2. Menyiapkan dokumen pembayaran (cek, transfer bank, e-payment).
3. Memastikan semua pembayaran dilakukan tepat waktu agar hubungan baik dengan vendor terjaga.
4. Pelaporan & Dokumentasi
1. Membuat laporan aging hutang (aging schedule).
2. Menyimpan arsip invoice, PO, dan bukti pembayaran secara rapi.
3. Membantu Chief Accounting dalam audit internal/eksternal terkait hutang usaha.

---

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar akuntansi hotel/restoran internasional.
2. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
3. Praktik Akuntansi A/P di Hotel & Restoran Bintang Lima.

COSO Internal Control Framework – pengendalian proses pembayaran.