Standar Purchase Specification (SPS)

 

Standar Purchase Specification (SPS)

1. Pengertian Standar Purchase Specification (SPS)

Standar Purchase Specification (SPS) adalah dokumen tertulis yang berisi deskripsi rinci tentang karakteristik, mutu, ukuran, bentuk, berat, dan kualitas bahan atau produk yang akan dibeli oleh restoran atau hotel.
Tujuannya adalah agar setiap pembelian barang (terutama bahan makanan dan minuman) memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh manajemen dan tidak terjadi kesalahpahaman antara bagian purchasing, receiving, dan supplier.

2. Fungsi Standar Purchase Specification

Fungsi utama SPS dalam kegiatan operasional restoran dan hotel antara lain:

1. Menjamin konsistensi kualitas bahan baku
   → Setiap bahan yang dibeli memiliki standar yang sama meskipun dibeli pada waktu atau dari pemasok yang berbeda.

2. Mempermudah bagian purchasing dalam proses pemesanan
   Purchasing cukup mengacu pada spesifikasi tertulis tanpa harus menjelaskan ulang kepada supplier.

3. Mempermudah proses penerimaan barang (receiving)
   Petugas receiving dapat membandingkan barang yang datang dengan standar yang telah ditetapkan untuk menentukan apakah barang diterima atau ditolak.

4. Mendukung pengendalian biaya (cost control)
    Dengan spesifikasi yang konsisten, harga dapat lebih stabil dan perhitungan cost menjadi lebih akurat.

5. Melindungi hubungan dengan supplier
   Menghindari konflik akibat perbedaan persepsi mengenai kualitas atau ukuran produk yang dipesan.

3. Kegunaan Standar Purchase Specification dalam Restoran/Hotel

Dalam operasional, SPS digunakan untuk:

Purchasing	Menjadi pedoman untuk melakukan pemesanan ke supplier sesuai standar.
Receiving	Sebagai alat ukur untuk memeriksa barang datang, apakah sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang diharapkan.
Produksi (Kitchen)	Menjamin bahan baku yang digunakan memiliki mutu yang sama sehingga rasa dan tampilan menu konsisten.
Cost Control	Membantu menjaga efisiensi pembelian dan mencegah pemborosan akibat kualitas bahan yang tidak sesuai.

Contoh Format SPS

Referensi:
Davis, B., Lockwood, A., Alcott, P., & Pantelidis, I. (2018). Food and Beverage Management. Routledge.
Ninemeier, J. D. (2016). Planning and Control for Food and Beverage Operations. AHLEI.