Job Desk Receiving Clerk

 

Uraian Tugas Receiving Clerk

A.    Tugas Pokok

1. Bertanggung jawab atas pemeriksaan, pencatatan, dan penerimaan barang yang dikirim oleh supplier.
2. Memastikan barang yang diterima sesuai dengan Market List dan Purchase Order (PO), kualitas standar restoran, dan dokumen pendukung lainnya.
3. Menjadi penghubung antara supplier, Purchasing, Store Keeper, dan Cost Control dalam alur pengadaan barang

B.     Ruang Lingkup

1. Penerimaan Barang: memeriksa kuantitas, kualitas, dan kesesuaian barang dengan PO.
2. Dokumentasi: membuat receiving report /Receiving Sheet (laporan penerimaan) sebagai dasar pencatatan.
3. Koordinasi: bekerja sama dengan Purchasing, Store Keeper, dan Cost Controller.
4. Quality Control: memastikan bahan makanan, minuman, dan perlengkapan sesuai standar restoran.
5. Pelaporan: menyerahkan laporan penerimaan barang ( Receiving Sheet) ke Chief Accounting/Cost Control.

 

C.    Uraian Tugas

1. Pemeriksaan Barang Masuk

a.       Menerima barang dari supplier sesuai jadwal pengiriman.

b.      Memeriksa jumlah barang dengan dokumen Market List, PO dan delivery Note Number (faktur).

c.       Mengecek kualitas barang sesuai standar restoran (misalnya kesegaran bahan makanan).

d.      Menolak barang yang rusak, tidak sesuai spesifikasi, atau mendekati masa kadaluarsa.

2. Dokumentasi & Administrasi

a.       Menyusun Receiving Report/Receiving Sheet  (laporan penerimaan) setiap kali ada barang masuk.

b.      Mengarsipkan dokumen terkait (Market List, PO, DO, invoice, receiving note).

c.       Menyerahkan dokumen ke Accounting untuk pencatatan hutang (A/P).

3. Koordinasi dengan Departemen Lain

a.       Bekerja sama dengan Purchasing jika ada barang yang tidak sesuai kontrak atau harga.

b.      Menginformasikan ke Store Keeper untuk proses penyimpanan barang.

c.       Melaporkan perbedaan kuantitas/kualitas barang ke Cost Control.

4. Pengendalian Internal

a.       Memastikan barang tidak langsung masuk gudang tanpa pemeriksaan.

b.      Memisahkan barang yang diterima dengan barang yang ditolak (return to vendor).

c.       Membantu audit internal terkait proses penerimaan barang.

 

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar kontrol akuntansi & penerimaan barang hotel/restoran.
2. Food and Beverage Cost Control – Jack E. Miller.
3. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
4. SOP Receiving Department – praktik standar hotel & restoran bintang lima.
5. Best Practices in Hospitality Inventory & Receiving Management – industri hospitality internasional.

Job Desk Bagian Purchasing

 

Uraian Tugas Purchasing

A.    Tugas Pokok

1. Bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan restoran sesuai kualitas, kuantitas, harga, dan waktu yang ditentukan.
2. Menjaga hubungan dengan supplier untuk memastikan pasokan stabil dan kompetitif.
3. Mendukung sistem cost control dengan memilih vendor terbaik dan melakukan negosiasi harga.

---

B.     Ruang Lingkup

1. Pengadaan Barang & Jasa: bahan makanan, minuman, perlengkapan operasional, hingga layanan pendukung.
2. Supplier Management: mencari, mengevaluasi, dan mengelola hubungan dengan vendor.
3. Negosiasi & Kontrak: menegosiasikan harga, kualitas, dan syarat pembayaran.
4. Dokumentasi: menyiapkan dan mengarsipkan Market List Purchase Order (PO) serta dokumen pendukung.
5. Koordinasi Internal: berhubungan dengan Chef, Store Keeper, Receiving, dan Accounting.

 

C.    Uraian Tugas

1. Perencanaan & Pengadaan

a.       Mengumpulkan daftar kebutuhan dari Kitchen, Bar, dan departemen lain.

b.      Mencari dan memilih vendor dengan kualitas terbaik dan harga kompetitif.

c.       Membuat Purchase Order (PO) berdasarkan requisition yang sah.

2. Negosiasi & Supplier Relation

a.       Melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, dan ketentuan pengiriman.

b.      Menjaga hubungan baik dengan supplier untuk memastikan pasokan stabil.

c.       Mengevaluasi kinerja vendor secara berkala (on-time delivery, kualitas barang, kepatuhan kontrak).

3. Koordinasi dengan Departemen Lain

a.       Berkoordinasi dengan Receiving Clerk terkait jadwal & kualitas pengiriman.

b.      Memberikan informasi harga terbaru ke Cost Controller.

c.       Menginformasikan ke Accounting (A/P) mengenai invoice dan PO terkait pembayaran.

4. Dokumentasi & Pelaporan

a.       Mengarsipkan semua PO, kontrak, dan dokumen pembelian.

b.      Menyusun laporan pengadaan mingguan/bulanan untuk Chief Accounting & GM.

c.       Membantu audit internal terkait proses pengadaan barang.

 

4. Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar akuntansi & kontrol pembelian hotel/restoran.
2. Purchasing for Hospitality Operations – William Stevenson.
3. Food and Beverage Cost Control – Jack E. Miller.
4. SOP Purchasing Department – Hotel & Fine Dining Restaurant Practices.

Hospitality Supply Chain Management – industri hospitality internasional

Job Desk Bookkeeper

 

Bookkeeper

A.    Tugas Pokok

1. Melaksanakan pencatatan seluruh transaksi keuangan restoran secara akurat dan sistematis.
2. Menyusun pembukuan harian, bulanan, hingga laporan keuangan sederhana sebagai dasar analisis Chief Accounting.
3. Menjaga kerapihan arsip dokumen akuntansi untuk mendukung audit internal maupun eksternal.

 

B.     Ruang Lingkup

1. Pencatatan Transaksi: mencatat semua transaksi kas, bank, hutang, piutang, serta biaya operasional.
2. Pengelolaan Buku Besar: mengupdate general ledger dan sub-ledger.
3. Dokumentasi & Arsip: menyimpan invoice, bukti pembayaran, voucher, serta dokumen pendukung.
4. Pelaporan: menyiapkan laporan pembukuan dasar untuk Chief Accounting.
5. Audit Support: menyediakan data saat pemeriksaan oleh auditor internal/eksternal.

 

C.     Uraian Tugas

1.      Pencatatan Transaksi

a.       Membukukan transaksi penerimaan kas dari General Cashier.

b.      Membukukan transaksi pengeluaran kas dari A/P.

c.       Mencatat penjualan kredit dan pelunasan piutang dari A/R.

d.      Menginput jurnal penyesuaian (adjustment entries) sesuai instruksi Chief Accounting.

2.      Pengelolaan Buku Besar

a.       Menjaga keteraturan buku besar (general ledger) dan buku pembantu (subsidiary ledger).

b.      Melakukan rekonsiliasi antar akun (kas, bank, hutang, piutang).

c.       Membantu Chief Accounting dalam menyiapkan neraca saldo bulanan.

3.      Dokumentasi & Administrasi

a.       Mengarsipkan semua bukti transaksi secara teratur.

b.      Menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen keuangan restoran.

c.       Menyediakan dokumen jika dibutuhkan oleh auditor.

4.      Pelaporan

a.       Membuat laporan pembukuan harian (daily journal).

b.      Menyusun rekap bulanan untuk diserahkan ke Chief Accounting.

c.       Membantu menyiapkan laporan keuangan sederhana (laba rugi, arus kas, neraca) sebagai bahan review awal.

 

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – acuan standar akuntansi hotel & restoran.
2. Hospitality Financial and Managerial Accounting – James W. Coltman.
3. Accounting for the Hospitality Industry – Raymond S. Schmidgall.
4. Praktik Pembukuan Restoran & Hotel Bintang Lima – standar industri internasional.
5. Indonesian Financial Accounting Standards (SAK-ETAP/PSAK) – pedoman lokal untuk usaha restoran.