Job Desk Cost Controller

 

Cost Controller

A.    Tugas Pokok

1. Mengendalikan, menganalisis, dan memantau seluruh biaya operasional restoran (khususnya food & beverage cost).
2. Memastikan efisiensi penggunaan bahan baku, tenaga kerja, dan operasional tanpa mengurangi kualitas layanan.
3. Menyusun laporan analisis biaya untuk mendukung keputusan manajemen.
4. Menjadi penghubung antara kitchen, purchasing, store, receiving, dan accounting dalam hal pengendalian biaya.

---

B.     Ruang Lingkup

1. Food & Beverage Cost Control: mengawasi biaya bahan baku, resep standar, dan waste.
2. Inventory Management: memantau persediaan gudang (store) dan penerimaan barang (receiving).
3. Budget & Forecasting: menganalisis realisasi biaya dibandingkan dengan anggaran.
4. Internal Control: memastikan penggunaan bahan sesuai standard recipe & SOP.
5. Reporting: menyusun laporan cost analysis untuk Chief Accounting & manajemen.

 

C.    Uraian Tugas

1. Pengawasan & Analisis Biaya

a.       Menghitung food cost, beverage cost, dan operational cost restoran.

b.      Menganalisis selisih antara biaya aktual dengan biaya standar (standard cost vs actual cost).

c.       Memantau waste, spoilage, dan over-portioning yang memengaruhi biaya.

2. Kontrol Persediaan

a.       Memantau laporan stok dari Store Keeper.

b.      Mengawasi Receiving Clerk dalam verifikasi kualitas & kuantitas barang.

c.       Melakukan stock opname bulanan bersama tim gudang & kitchen.

3. Standard Recipe & Menu Engineering

a.       Memastikan semua menu memiliki standard recipe & standard portion size.

b.      Bekerja sama dengan Chef untuk menghitung harga pokok per menu (food & beverage cost per plate).

c.       Memberikan masukan untuk menu pricing agar profit margin sesuai target.

4. Pelaporan & Koordinasi

a.       Menyusun laporan mingguan & bulanan terkait food cost, beverage cost, dan varians.

b.      Melaporkan temuan (selisih stok, waste berlebih, biaya tidak wajar) ke Chief Accounting & GM.

c.       Memberikan rekomendasi efisiensi biaya tanpa menurunkan kualitas.

---

4. Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – acuan internasional untuk hospitality finance.
2. Cost Control for the Hospitality Industry – Jack E. Miller (textbook standar F&B cost control).
3. Hospitality Accounting & Financial Management – Martin G. Jagels.
4. Praktik Cost Control Hotel & Restoran Bintang Lima di industri internasional.

Job Desk Income Auditor

 

 

 

Income Auditor

A.    Tugas Pokok

1. Melakukan verifikasi, rekonsiliasi, dan analisis atas seluruh pendapatan harian restoran.
2. Memastikan keakuratan transaksi penjualan (tunai, kartu kredit, transfer, e-wallet) dan laporan kasir.
3. Mengidentifikasi selisih, error, atau indikasi fraud dalam penerimaan pendapatan.
4. Menyusun laporan pendapatan harian (daily revenue report) untuk Chief Accounting & manajemen.

 

B.     Ruang Lingkup

1. Pendapatan Restoran (F&B Revenue): memverifikasi seluruh transaksi dari POS (Point of Sales).
2. Kas & Setoran Harian: mencocokkan laporan kasir, bukti setoran, dan saldo kas.
3. Audit Transaksi: memeriksa void, refund, diskon, complimentary, dan promo yang diberikan.
4. Dokumentasi & Laporan: menyusun laporan pendapatan harian, mingguan, bulanan.
5. Koordinasi: bekerja sama dengan General Cashier, Restaurant Cashier, dan Chief Accounting.

C.    Uraian Tugas

1. Verifikasi Pendapatan Harian
1. Memeriksa laporan penjualan dari POS dan membandingkannya dengan laporan kasir.
2. Memastikan transaksi pembayaran (tunai, kartu, e-wallet) sesuai dengan setoran bank.
3. Meneliti semua void, cancel order, dan adjustment yang dilakukan oleh kasir/manager.
2. Audit Transaksi
1. Meninjau penggunaan diskon, promo, dan complimentary untuk memastikan sesuai kebijakan manajemen.
2. Melakukan random check terhadap struk transaksi dan laporan kasir.
3. Melaporkan ketidaksesuaian atau indikasi fraud ke Chief Accounting.
3. Pelaporan
1. Menyusun laporan pendapatan harian (Daily Revenue Report).
2. Membuat rekonsiliasi antara laporan penjualan dan setoran bank.
3. Menyampaikan hasil audit ke Chief Accounting dan memberikan rekomendasi perbaikan.
4. Koordinasi & Kontrol Internal
1. Bekerja sama dengan General Cashier untuk mencocokkan setoran kas.
2. Memberikan masukan ke manajemen terkait kontrol internal pada proses penjualan & pembayaran.
3. Membantu Chief Accounting dalam persiapan laporan bulanan & audit eksternal.

---

D.    Referensi Umum

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – standar akuntansi hotel/restoran internasional.
2. Hospitality Accounting – American Hotel & Lodging Educational Institute (AHLEI).
3. Praktik Internal Control F&B Revenue pada hotel & restoran bintang lima.
4. PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan – IAI Indonesia) terkait pencatatan pendapatan.

Struktur Organisasi Akunting

 

Struktur Organisasi Akunting

1. Pengertian

Struktur organisasi bagian akunting adalah susunan hierarki dan pembagian tanggung jawab dalam departemen keuangan restoran yang mengatur alur kerja, pelaporan, dan pengawasan terhadap seluruh aktivitas keuangan.

Struktur ini menunjukkan hubungan antara jabatan, garis komando, serta koordinasi antarposisi — mulai dari Chief Accounting sebagai pimpinan hingga staf pelaksana seperti Bookkeeper, A/P, A/R, General Cashier, dan Cost Control.

Dalam restoran tingkat atas, struktur akunting berfungsi sebagai sistem pengendalian internal (internal control system) yang menjamin setiap transaksi keuangan — penerimaan, pengeluaran, pembelian, hingga pelaporan — tercatat dan dikelola secara transparan, akurat, serta sesuai prosedur.

2. Tujuan Struktur Organisasi Akunting

Struktur organisasi akunting dibuat untuk mencapai beberapa tujuan penting berikut:

a. Pembagian Tugas yang Jelas

Agar setiap karyawan memahami peran dan tanggung jawabnya, menghindari tumpang tindih pekerjaan, serta meningkatkan efisiensi kerja.

b. Pengendalian Internal (Internal Control)

Memastikan setiap transaksi keuangan melalui proses verifikasi dan otorisasi yang tepat, sehingga mencegah terjadinya kesalahan, penyalahgunaan dana, atau kecurangan (fraud).

c. Akuntabilitas dan Transparansi

Memberikan kejelasan jalur pelaporan dari level staf ke Chief Accounting dan manajemen puncak (General Manager/Owner).

d. Efisiensi Proses Keuangan

Meningkatkan ketepatan waktu dan akurasi dalam proses pencatatan, pembayaran, penagihan, hingga penyusunan laporan keuangan.

e. Pendukung Pengambilan Keputusan

Menyediakan informasi keuangan yang akurat dan dapat diandalkan untuk membantu manajemen mengambil keputusan strategis, seperti pengendalian biaya, pricing menu, dan evaluasi profitabilitas.

f. Kepatuhan terhadap Standar dan Regulasi

Menjamin seluruh proses keuangan berjalan sesuai standar akuntansi (USALI, PSAK, atau SAK ETAP) serta kebijakan internal perusahaan dan regulasi perpajakan yang berlaku.

3. Manfaat Struktur Organisasi Akunting

• Meningkatkan efisiensi kerja dan komunikasi antarposisi (purchasing, cost control, cashier, A/P, A/R).

• Memudahkan monitoring dan evaluasi kinerja departemen.

• Menjaga kestabilan keuangan dan integritas data akuntansi.

• Membantu proses audit internal maupun eksternal.

• Menjadi dasar penyusunan SOP (Standard Operating Procedure) keuangan restoran.

Referensi

1. Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI), 11th Edition (2014) – American Hotel & Lodging Educational Institute.
   Standar internasional untuk sistem akuntansi, kontrol biaya, dan struktur organisasi keuangan di industri hospitality.

2. Miller, Jack E., Hayes, David K., & Ninemeier, Jack D. (2012). Food and Beverage Cost Control. John Wiley & Sons.
   Menjelaskan pentingnya koordinasi antara bagian akunting, cost control, dan operasional restoran.

3. Schmidgall, Raymond S. (2017). Hospitality Industry Managerial Accounting. American Hotel & Lodging Association.
   Referensi utama dalam pembentukan sistem pelaporan dan kontrol internal restoran/hotel.

4. PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) & SAK-ETAP – Ikatan Akuntan Indonesia (IAI).
   Panduan standar pencatatan dan penyusunan laporan keuangan untuk entitas nonpublik seperti restoran.

5. COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2013). Internal Control – Integrated Framework.
   Kerangka kerja internasional untuk sistem pengendalian internal di organisasi keuangan.

6. Praktik Industri Perhotelan dan Restoran Bintang Lima di Indonesia – Panduan manajemen keuangan dan struktur organisasi restoran (IHKA Indonesia & PHRI).

SPOILAGE AND BREAKAGE REPORT

 

SPOILAGE AND BREAKAGE REPORT 

Pengertian

Spoilage and Breakage Report adalah dokumen internal yang digunakan oleh bagian kitchen, bar, atau store untuk mencatat kejadian kerusakan (breakage) atau kerusakan bahan/produk makanan (spoilage) yang tidak dapat digunakan lagi dalam operasional.

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis atas kehilangan nilai persediaan, sehingga bisa dipertanggungjawabkan secara administratif maupun akuntansi.

Fungsi

1.      Mencatat kerusakan barang dan bahan makanan

Sebagai bukti resmi jika ada makanan basi, rusak, pecah, atau tidak layak konsumsi.

2.      Alat kontrol internal

Membantu manajemen mengawasi frekuensi kerusakan atau pemborosan.

3.      Dasar penyesuaian stok/inventari

Menjadi dasar koreksi dalam sistem inventory.

4.      Pendukung akuntansi dan audit

Menghindari selisih antara catatan stok dan kondisi riil.

 

Kegunaan

1.      Mengendalikan biaya (cost control)

Dengan data ini, bagian cost control dapat menghitung kerugian akibat bahan rusak/pecah.

2.      Menentukan tindakan korektif

Misalnya, pelatihan handling bahan, perbaikan penyimpanan, atau evaluasi supplier.

3.      Mencegah kecurangan

Barang atau bahan yang rusak tercatat resmi, sehingga tidak bisa dijadikan alasan untuk pencurian.

4.      Dasar laporan manajemen

Memberikan gambaran berapa persen kerugian yang disebabkan oleh spoilage dan breakage dalam periode tertentu. 

Tujuan

1.      Menjamin transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan persediaan.

2.      Mengurangi risiko kerugian akibat kehilangan barang yang tidak tercatat.

3.      Meningkatkan efisiensi operasional dengan mengidentifikasi sumber masalah (penyimpanan, penanganan, atau SDM).

4.      Menjadi bahan evaluasi kebijakan manajemen terkait pengadaan, penyimpanan, dan distribusi barang.

 

---

Referensi

• Lea R. Dopson & David K. Hayes. (2015). Food and Beverage Cost Control. Wiley.
• Ninemeier, J. D. (2016). Management of Food and Beverage Operations. AHLEI.

 

Received Without Document

 

Received Without Document 

Pengertian

Received Without Document (RWD) adalah dokumen internal yang dibuat oleh bagian Receiving atau Storekeeper ketika barang sudah diterima dari supplier tetapi dokumen pendukung (misalnya purchase order, faktur/invoice, atau delivery order) tidak menyertai pengiriman barang.

 Dokumen ini berfungsi sebagai bukti sementara penerimaan barang, sampai dokumen resmi dari supplier diterima.

Fungsi

1.      Sebagai Bukti Penerimaan Sementara

Mencatat bahwa barang benar-benar sudah diterima walaupun dokumen supplier belum ada.

2.      Alat Kontrol Internal

Menghindari kehilangan jejak penerimaan barang sehingga stok tetap tercatat.

3.      Pendukung Proses Administrasi

Memudahkan pencocokan saat dokumen supplier datang (matching 3-way: PO – Receiving – Invoice).

4.      Mengurangi Risiko Fraud

Barang tidak bisa disalahgunakan karena ada bukti resmi penerimaan sementara.

 

Kegunaan

1.      Menjamin kelancaran operasional

Barang bisa langsung digunakan meskipun dokumen supplier belum tiba.

2.      Memudahkan bagian akuntansi & purchasing

Ada catatan resmi untuk menghindari selisih pencatatan.

3.      Dasar klaim ke supplier

ika ternyata ada selisih barang saat dokumen datang, bisa langsung ditelusuri.

4.      Menghubungkan antar departemen

Bagian receiving, accounting, dan purchasing tetap punya dasar pencatatan yang sinkron.

 

Tujuan

1. Menjaga akurasi pencatatan stok meskipun dokumen supplier terlambat.
2. Memastikan proses administrasi berjalan lancar tanpa menghambat operasional dapur.
3. Membantu proses rekonsiliasi antara dokumen supplier dan catatan internal.
4. Meminimalkan risiko kerugian akibat barang masuk tanpa bukti.

 

---

Referensi

• Lea R. Dopson & David K. Hayes. (2015). Food and Beverage Cost Control. Wiley.
• Ninemeier, J. D. (2016). Management of Food and Beverage Operations. AHLEI.